A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) está causando impactos nos mais diversos segmentos do mercado – e não poderia ser diferente com as empresas de contabilidade. Afinal, esse é um setor cuja atividade principal está justamente relacionada com os dados de seus clientes.
Por isso, se você é do setor contábil, precisa entender como a LGPD pode interferir na sua atuação e quais medidas é preciso tomar para se adequar às exigências da nova lei. Continue a leitura e entenda mais sobre o assunto!
LGPD e empresas de contabilidade
A LGPD tem como objetivo regular o tratamento de dados pessoais, a fim de garantir aos cidadãos direitos fundamentais como privacidade e liberdade. Assim, todas as empresas que fazem a coleta, o armazenamento e o processamento de dados, inclusive em ambientes digitais, devem observar as exigências da lei.
Neste segmento em especial, é preciso considerar que o trabalho de contabilidade está ligado não somente aos dados pessoais dos seus clientes, mas também dos clientes e dos colaboradores deles.
Além das inúmeras informações fiscais, financeiras e contábeis de empresas e pessoas físicas, ao utilizar o eSocial, por exemplo, os contadores também lidam com dados dos empregados, de ex-funcionários e até de familiares. Ou seja, dados pessoais de pessoas físicas.
Ou seja, todo contador lida diariamente com um alto volume de dados que precisam de máxima segurança e sigilo. Isso significa que a LGPD terá implicações diretas na atuação dos profissionais desse setor.
Para ilustrar um de seus impactos, a LGPD exige o consentimento expresso do titular para o tratamento dos seus dados. Isso pode gerar grandes desafios para as empresas de contabilidade, uma vez que, na rotina contábil, a coleta, o armazenamento e o compartilhamento de dados são essenciais.
Como se adequar à LGPD?
Diante de tamanho desafio, como começar a se adaptar à nova lei? Para facilitar sua jornada de adequação à LGPD, preparamos uma lista com alguns passos importantes que sua empresa de contabilidade deve implementar. Veja!
1. Revise todos os seus processos
Faça uma análise profunda de todas as operações relacionadas a dados, registrando informações como: quais são os dados coletados, qual o meio de coleta, armazenamento e compartilhamento, qual a finalidade e qual o prazo de armazenamento desses dados.
2. Seja transparente com seus clientes
Um princípio fundamental da LGPD é a transparência. Isso significa que sua empresa de contabilidade deve comunicar claramente por que está coletando cada dado. A finalidade deve ser legítima, específica, explícita e informada ao titular.
3. Obtenha o consentimento do cliente
Antes de tratar os dados, garanta sempre a autorização expressa do cliente para a coleta, o arquivamento e o compartilhamento (se necessário) de seus dados. E lembre-se de que, além de ter o aceite comprovado, a empresa também deve oferecer a possibilidade de revogação do consentimento.
4. Crie uma política de segurança da informação
Padronize os processos, estabeleça os padrões de segurança, determine como serão os procedimentos para o tratamento de dados. Implemente também boas práticas de segurança na empresa por meio de treinamentos, para conscientizar os colaboradores quanto às exigências da LGPD. Lembre-se de que todos devem seguir as medidas de proteção de dados, inclusive terceirizadas, se houver.
5. Implemente uma gestão de riscos
Tenha uma gestão dedicada à mitigação de riscos ou um comitê de segurança da informação com um profissional responsável pelo cumprimento da LGPD. A ideia é garantir uma infraestrutura com mecanismos internos de controle e medidas eficazes de proteção dos dados contra situações acidentais ou ilícitas.
Como você viu, a adequação à LGPD não é uma escolha, mas uma obrigação das empresas de contabilidade. Lembre-se de que esse processo deve ser cuidadoso e contínuo e que você pode sempre contar com uma assessoria especializada para te auxiliar a garantir plena conformidade legal.
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